Vier sleutels tot succes met Managed Print Services (MPS)
Veel bedrijven hebben door de jaren heen een wirwar aanprinters, kopieerapparaten en contracten opgebouwd. Het resultaat? Te veeltoestellen, hoge kosten en weinig overzicht. Managed Print Services (MPS)biedt hiervoor een oplossing.
Met MPS kan je niet alleen besparen, maar ook je processen slimmer en duurzamer maken. Hieronder lees je de vier sleutels die het verschil maken.
1. Optimaliseer je printinfrastructuur
Wist je dat bedrijven vaak 3 tot 6% van hun omzet kwijt zijn aan print- en documentbeheer? En toch weet bijna niemand precies hoeveel printers er staan of wat die écht kosten.
Met MPS krijg je grip op:
- Aantal toestellen en gebruik → minder apparaten, beter ingezet.
- Slimme workflows → scan- en digitale processen in plaats van papier.
- Kostenbeheersing → voorkomen dat dure kleurenprints of externe drukkosten oplopen.
Door alles centraal te beheren, wordt printen goedkoper en efficiënter.
2. Analyseer nu, plan voor later
Een goed plan start met een duidelijke analyse:
- Hoeveel en welke toestellen zijn er?
- Wat zijn de printvolumes?
- Hoe gebruiken medewerkers documenten?
Met deze info kan je beslissen welke apparaten blijven, welke vervangen worden en waar je écht kunt besparen. Zo werk je stap voor stap naar een toekomstgerichte printomgeving.
3. Blijf verbeteren
MPS is geen eenmalig project, maar een proces van continue verbetering.
- Resultaten en rapporten tonen waar je nog kunt besparen.
- Trends zoals kleurgebruik of onderbenutte toestellen worden zichtbaar.
- Nieuwe digitale mogelijkheden (bv. scan-to-email, beveiligd printen) verbeteren de workflow.
Zo groeit niet alleen het printbeheer, maar ook de hele organisatie in efficiëntie.
4. Veiligheid en duurzaamheid
Tegenwoordig zijn printers echte computers – en dus ook een risico. MPS helpt je om:
- Toegang te beveiligen (met wachtwoorden, badges of tweestapslogin).
- Gevoelige documenten te beschermen tegen verkeerd gebruik.
- Voldoen aan wetgeving en compliance.
Daarnaast kan je ook duurzamer werken:
- Dubbelzijdig printen standaard maken → tot 50% minder papier.
- Scannen in plaats van kopiëren → minder papier, sneller terugvinden.
- Beveiligd printen → minder foutieve of ongebruikte prints (tot 10% besparing).
Conclusie
Met de juiste aanpak kan Managed Print Services je kosten met 10–30% verlagen en tegelijk je bedrijf veiliger, slimmer en groener maken.
Bij Copytec helpen we organisaties om grip te krijgen op hun printomgeving en het maximale uit MPS te halen.
👉 Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.
